Cómo guardar tickets y facturas para Hacienda sin volverte loco

Guardar bien tickets y facturas no es solo una cuestión de orden. Son los documentos que justifican tus ingresos y tus gastos ante Hacienda. Si se pierden, se rompen o no se ven bien, puedes acabar pagando más impuestos de los que te tocaría o teniendo problemas en una revisión.

Esta guía te da una visión práctica (no jurídica) de qué debes guardar, durante cuánto tiempo y cómo organizarlo para que, si algún día hay una comprobación, tengas todo localizable en minutos.

1. Qué documentos importan de verdad para Hacienda

En la práctica, hay tres tipos de documentos clave:

• Facturas emitidas: todo lo que tú facturas a tus clientes. Sirven para acreditar tus ingresos.
• Facturas recibidas y tickets deducibles: gasolina, peajes, hoteles, restauración, software, alquiler de oficina… justifican tus gastos y deducciones.
• Justificantes de cuotas y seguros: recibos de la cuota de autónomos, seguros, etc. que también forman parte de tus gastos.

Si pierdes una factura de gasto, pierdes una deducción. Si pierdes una factura emitida, puede haber diferencias entre lo que declaras y lo que se ve en tus movimientos bancarios.

2. Papel vs digital: qué acepta Hacienda

La normativa española permite la conservación de facturas en formato digital siempre que se garantice la legibilidad, la integridad y la trazabilidad del documento. En la práctica, la mayoría de inspecciones se resuelven revisando PDFs o imágenes bien escaneadas.

Sin embargo, si quieres destruir el papel, es importante que lo consultes con tu asesoría y te asegures de cumplir la normativa específica de digitalización certificada. Esta guía no es asesoramiento jurídico; su objetivo es ayudarte a ser ordenado y minimizar riesgos.

3. Cuánto tiempo hay que conservar tickets y facturas

Como regla general, los documentos relacionados con impuestos deben conservarse al menos cuatro años, que es el plazo de prescripción habitual en el ámbito tributario español.

En la práctica, muchas gestorías recomiendan conservarlos seis años para cubrir posibles desajustes de ejercicios y revisiones más amplias. Si tienes dudas, lo más prudente es seguir el criterio de tu asesor.

4. Errores típicos al guardar tickets y facturas

Estos son algunos patrones que conviene evitar:

• Tickets sueltos en la cartera o en el coche: se borran, se rompen o desaparecen justo cuando los necesitas.
• Fotos sueltas en la galería del móvil: meses después es casi imposible saber qué foto corresponde a qué gasto o trimestre.
• Facturas mezcladas con documentos personales: dificulta encontrar lo que te pide la gestoría o la Agencia Tributaria.
• No apuntar el concepto: no saber si un ticket era de gasolina, comida con cliente o una compra personal.

5. Sistema mínimo para no sufrir: digitaliza y ordena por periodos

No necesitas un ERP gigante. Con un sistema sencillo por periodos y una rutina mínima puedes tenerlo bajo control:

1. Define una estructura clara (por ejemplo, carpetas por año y mes).
2. Digitaliza los tickets lo antes posible (idealmente el mismo día) y guarda el PDF o la imagen en la carpeta del mes.
3. Asegúrate de que el archivo se lee bien: datos completos, sin cortes, sin reflejos.
4. Usa nombres de archivo razonables o una herramienta que te permita buscar por proveedor, fecha o importe.

6. Cómo hacer fotos y escaneos que sirvan de verdad

Al hacer la foto o el escaneo de un ticket o factura:

• Apóyalo sobre una superficie plana y con buen contraste.
• Asegúrate de que se ve completo, sin cortar bordes ni datos clave.
• Evita brillos y sombras fuertes; si hace falta, haz dos fotos o repite hasta que quede legible.
• Comprueba que se distinguen bien fecha, proveedor e importe total.

7. Rutina mensual o trimestral para ir al día

Más que hacer grandes limpiezas una vez al año, es mucho más sostenible dedicarle unos minutos cada mes o cada trimestre:

1. Revisa la carpeta del periodo y comprueba que no falten gastos importantes.
2. Agrupa los documentos por tipo (gasolina, dietas, software…) si tu asesor lo recomienda.
3. Prepara un único paquete para tu gestoría (carpeta compartida o ZIP) y envíalo siempre con un asunto claro.

8. Cómo encaja FaktuGo en este esquema

Aunque puedes aplicar muchas de estas ideas con carpetas y disciplina, FaktuGo está pensado para automatizar gran parte del proceso:

• Haces la foto del ticket o subes el PDF y el sistema analiza si realmente es una factura válida.
• Propone proveedor, fecha, importe y una categoría de gasto basándose en el contenido del documento.
• Coloca cada factura en el periodo mensual correspondiente, evitando duplicados obvios.
• Desde el panel puedes revisar, filtrar y, cuando toque, enviar las facturas a tu gestoría por email.

La idea es que, cuando llegue el trimestre, no tengas que perseguir papeles ni correos: simplemente revisas lo que ya está en FaktuGo y lo compartes con tu asesor.